应如何进行法律文件管理?

• 法律人是富有条理的，对法律文件的管理也反映出其逻辑和条理性。今天推荐这篇文章就是一位律师同仁法律文件管理心得和最新总结；

• 文中《法律文件的管理结构》、《关于国内仲裁案件法律文件的管理结构》和 《关于股权投资项目法律文件的管理结构》三张图颇具特色，一目了然。

一、背景及意义

知识管理的重要性，业已成为律师行业的共识。如何做好知识管理，系律师个体、律师团队和律师事务所三个层面均需关切和付诸行动的议题。知识管理是一项系统工程，涉及管理科学及信息技术等诸多面向，值得深入探讨。笔者认为，欲做好知识管理，需从妥善管理个案中的法律文件开始。

作为法律服务内容的重要载体和法律服务成果的重要呈现形式，法律文件系律师最亲密的伙伴。我们每天都基于自己的法律检索和法律研究产生或多或少的法律文件，不论系以争议解决还是非诉项目为主要的业务领域。

以争议解决中诉讼案件的一审阶段为例，在和意向委托人正式建立委托关系前，我们可能会基于案件需要就案件的相关争议向意向委托人提交《初步法律分析意见》；在代理委托人出庭的过程中，可能会向法庭提交《代理词》等法律文件；在结案后可能会向委托人提交《律师工作报告》；在整个案件的代理过程中，可能会涉及对案件答辩、证据提交、费用缴纳和案件开庭等事项的备忘。

以非诉项目中的股权投资项目为例，在基金设立前，我们可能会基于项目需要就交易结构的合法性出具《法律意见书》；在基金设立阶段，可能会起草《有限合伙协议》等法律文件；在基金募集阶段，可能会起草《风险揭示函》等法律文件；在基金备案阶段，可能会起草《法律意见书》等法律文件；在基金管理阶段，可能会起草《委托管理协议》等法律文件；在基金投资阶段，可能会起草《增资扩股协议》等法律文件；在投后管理阶段，可能会起草《项目管理实施细则》等法律文件；在退出阶段，可能会起草《股权转让协议》等法律文件。

在长期的执业实践中，众多的法律文件散落在工作电脑的不同角落。若工作电脑的桌面长期堆满散乱的法律文件，至少说明对于法律文件的管理是欠妥的。或许某一天，我们会基于委托人的需要，亦可能会基于同事的需要，甚至可能会基于自己援引或参考的需要而查阅某个案件或项目中的特定法律文件；若能在不使用搜索功能的前提下快速找到该特定的法律文件，这至少说明对于个案中法律文件的管理是成功的。在这个意义上，做好个案中法律文件的管理，不仅有助于管理个案本身的法律文件，亦便于未来的法律文件检索和法律文件归档。欲有效管理个案中的法律文件，需对法律文件的管理结构、命名规范等细节问题予以梳理，并逐步形成简洁、高效的工作规范。

二、管理结构

关于法律文件的管理结构，请参阅图1《法律文件的管理结构》。另，笔者以国内仲裁案件为例，阐述争议解决业务领域法律文件的管理结构，具体请参阅图2《关于国内仲裁案件法律文件的管理结构》；以房地产PE为例，阐述非诉项目业务领域法律文件的管理结构，具体请参阅图3《关于股权投资项目法律文件的管理结构》。

图1《法律文件的管理结构》

图2《关于国内仲裁案件法律文件的管理结构》

图3《关于股权投资项目法律文件的管理结构》

三、命名规范

（一）争议解决

1、仲裁案件

以国内仲裁案件为例，仲裁案件的命名应满足如下规范：

1) 案件名称

(1) 总体要求

• 规范：仲裁案件的案件名称应包括如下五(5)个部分：申请人姓名或名称+与+被申请人姓名或名称+ 案由+案。

• 示例：如：“A公司与B公司发明专利实施许可合同纠纷案”。

(2) 申请人姓名或名称

• 规范：申请人系自然人的，姓名采全名；申请人系公司等商事组织的，名称采简称，由如下两(2)个部分构成：字号+公司。

• 示例：如：“A公司”。

(3) 被申请人姓名或名称

• 规范：被申请人系自然人的，姓名采全名；被申请人系公司等商事组织的，名称采简称，由如下两(2)个部分构成：字号+公司。

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